Dịch thuật là khâu rẻ nhất trong hồ sơ định cư đầu tư, và cũng là khâu người ta làm vội nhất. Bản dịch không quyết định đậu hay rớt. Nhưng khi tên trên bản dịch giấy khai sinh không khớp từng chữ với tên trên hộ chiếu, cán bộ xét hồ sơ không có quyền tự đoán đó là một người. Họ gửi yêu cầu bổ sung, và hồ sơ đứng chờ. Phần lớn yêu cầu bổ sung loại này có thể tránh được bằng vài quy tắc đơn giản.
- Tên người phải khớp chính xác với hộ chiếu — hộ chiếu là chuẩn cho mọi bản dịch.
- Ở Việt Nam, chữ ký người dịch được chứng thực tại uỷ ban cấp xã hoặc tổ chức hành nghề công chứng.
- Một số nước nhận chỉ chấp nhận người dịch được họ công nhận; khi đó bản dịch làm ở Việt Nam không dùng được.
- Từ 01/07/2025, Việt Nam còn 34 tỉnh thành và bỏ cấp huyện — bản dịch phải giữ đúng địa danh ghi trên từng giấy.
Tên người: khớp hộ chiếu, không khớp cách gọi
Hộ chiếu Việt Nam in tên không dấu, họ trước tên sau: NGUYEN THI THU HA. Bản dịch giấy khai sinh, giấy kết hôn, lý lịch tư pháp phải dùng đúng chuỗi đó. Ba lỗi hay gặp:
- Đảo thứ tự cho "giống Tây": Thu Ha Nguyen. Trên hộ chiếu không có thứ tự đó, nên cán bộ thấy hai cách viết.
- Giữ dấu ở một giấy, bỏ ở giấy khác: Nguyễn ở bản này, Nguyen ở bản kia. Hệ thống tìm kiếm của các đơn vị thẩm định so chuỗi ký tự, không so âm đọc.
- Tên đệm bị gộp hoặc tách: "Thu Hà" thành "Thuha". Hiếm, nhưng có.
Với tên của cha mẹ ghi trên khai sinh — những người có thể không có hộ chiếu — thì dịch đúng như trên căn cước của họ, cũng không dấu và cùng thứ tự.
Ngày tháng và số giấy tờ
Việt Nam ghi ngày trước tháng sau. Mỹ ghi tháng trước. Một ngày sinh 05/03/1980 đọc theo kiểu Mỹ thành 3 tháng 5. Cách an toàn là ghi tháng bằng chữ: 05 March 1980. Nhiều mẫu đơn của USCIS hay của các đơn vị quốc tịch Caribe đã có ô riêng cho ngày, tháng, năm — nhưng bản dịch giấy tờ thì không, nên phải tự làm rõ.
Số giấy tờ, số định danh cá nhân, số quyển, số trang trong sổ hộ tịch phải chép đúng từng chữ số. Một số sai là hai giấy không dẫn về nhau.
Địa danh: dịch đúng chữ trên giấy, không "cập nhật"
Từ 01/07/2025, Việt Nam sắp xếp lại còn 34 tỉnh thành và bỏ cấp huyện. Một giấy khai sinh cấp năm 1985 ghi "huyện Thủ Đức, TP. Hồ Chí Minh"; căn cước mới của cùng người đó ghi một phường khác hẳn. Người dịch có thiện chí hay tự sửa địa danh cũ thành tên mới cho "thống nhất". Đừng làm thế. Bản dịch là bản dịch của giấy đó, không phải bản cập nhật. Nếu sợ cán bộ thắc mắc, hãy kèm một ghi chú ngắn giải thích đợt sắp xếp hành chính, tách riêng khỏi bản dịch.
Chức danh cơ quan cũng vậy: "Uỷ ban nhân dân", "Phòng Tư pháp" nên dịch sát nghĩa và nhất quán, không dịch mỗi giấy một kiểu.
Chứng thực ở Việt Nam hay người dịch của nước nhận
Ở Việt Nam, bản dịch thường được làm thành "bản dịch có chứng thực chữ ký người dịch": người dịch ký trước cán bộ uỷ ban cấp xã hoặc trước công chứng viên, và cơ quan đó xác nhận chữ ký. Lưu ý là họ chứng thực chữ ký, không chịu trách nhiệm về độ đúng của bản dịch.
Nhiều nước nhận chấp nhận cách này, sau đó bản dịch đi tiếp qua hợp pháp hoá lãnh sự hoặc Apostille. Nhưng một số nước chỉ chấp nhận người dịch tuyên thệ hoặc được toà án của họ công nhận — thường gặp ở các nước châu Âu lục địa như Hy Lạp, Tây Ban Nha hay Ý, nhất là khi giấy phải dịch sang tiếng bản địa chứ không phải tiếng Anh. Bản dịch tiếng Anh làm ở Việt Nam có thể vẫn phải dịch lại lần nữa sang tiếng Hy Lạp hay tiếng Bồ Đào Nha ở bên đó. Kiểm yêu cầu này trước khi trả tiền dịch.
Một hồ sơ, một người dịch, một bảng thuật ngữ
Gia đình anh Minh có năm người, gần bốn mươi giấy. Lần đầu, giấy được chia cho hai văn phòng dịch để nhanh. Kết quả là "Phòng Tư pháp" thành hai cách dịch khác nhau, tên mẹ vợ có dấu ở bản này, không dấu ở bản kia. Đơn vị quốc tịch hỏi bổ sung, và lần dịch lại tốn gần bằng lần đầu.
Cách làm gọn: giao cả bộ cho một người dịch, kèm một bảng ghi sẵn tên mọi thành viên đúng như hộ chiếu, ngày sinh, tên cơ quan cấp giấy và cách dịch đã thống nhất. Bảng này cũng giúp ích khi phải dịch thêm giấy sau này, chẳng hạn lúc gia hạn thẻ hay thêm người phụ thuộc.
Kiểm bản dịch trước khi đi chứng nhận
Trước khi đem bản dịch đi chứng thực, hợp pháp hoá hay Apostille, hãy so từng bản với hộ chiếu theo ba điểm: tên, ngày sinh, số giấy tờ. Sai sau khi đã đóng dấu thì phải làm lại cả chuỗi. Danh sách giấy cần dịch theo từng thành viên có trên công cụ Sẵn sàng hồ sơ; nước nhận giấy có yêu cầu riêng nào thì đọc trên trang của chính đơn vị quốc tịch hay cơ quan di trú, chẳng hạn trang hộ chiếu St Kitts dẫn về cơ quan xét hồ sơ của nước này.
Tên trên bản dịch có cần giữ dấu tiếng Việt không?
Nên viết đúng như hộ chiếu, tức không dấu và họ trước tên sau. Quan trọng nhất là mọi bản dịch dùng cùng một cách viết.
Chứng thực chữ ký người dịch có bảo đảm bản dịch đúng không?
Không. Cơ quan chứng thực chỉ xác nhận chữ ký của người dịch. Độ đúng của nội dung là trách nhiệm của người dịch, nên gia đình vẫn phải tự soát.
Giấy cũ ghi huyện đã bị bỏ thì dịch thế nào?
Dịch đúng như chữ trên giấy. Nếu cần, kèm ghi chú riêng về đợt sắp xếp đơn vị hành chính từ 01/07/2025, không sửa vào bản dịch.
Bản dịch làm ở Việt Nam có dùng được ở mọi nước không?
Không phải mọi nước. Một số nước chỉ nhận người dịch tuyên thệ hoặc được toà án của họ công nhận, nhất là khi phải dịch sang tiếng bản địa.
